14 mai - Le chapitre

Envoi du chapitre à Daniel Palmer.

Fin de la collaboration avec Séverine...

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Chère Séverine,

il est 22h30, heure de Genève, et je vais donc transmettre mon projet de chapitre à Daniel Palmer, l'éditeur de "Ethical Issues in E-Business". Je devrais me passer de vos commentaires, qui ne me sont pas parvenus mais j'ai pu intégrer, au moins en partie, ceux de Benoît qui m'ont été fort utiles !

J'ai bien compris que vous avez eu un accident de voiture et que vous avez été choquée et brièvement hospitalisée. Néanmoins, vous m'aviez indiqué que cela vous laisserait plus de temps pour vous occuper de ce qui comptait vraiment: mon travail !

Force m'est de constater que cela n'est pas le cas. Je vous ai proposé de faire le rendez-vous par téléphone, plutôt que de vous déplacer. Je vous ai rappelée (SMS) en début d'après-midi avant l'heure prévue de notre rendez-vous. Je n'ai reçu aucune nouvelle, aucun commentaire, même pas un accusé de réception...

J'espère que vous allez bien et que mes propos ne paraîtront pas soudain trop durs du fait d'une éventuelle suite médicale à votre accident. Même dans ce cas, je pense que vous auriez pu faire signe à Benoît afin qu'il m'informe.

Néanmoins, ma décision est prise, notre collaboration s'arrête ce soir. Je demanderai à Benoît dans quelques minutes, par le biais d'un courriel plus formel, qu'il désigne un autre superviseur.

Je vous souhaite un prompt rétablissement et réussite pour vos autres projets.

Amicalement,

Fernando

Pièce jointe : DraftChapter04.doc

 

11 mai

Envoi du chapitre définitif à Séverine.

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Bonsoir Séverine,

j'espère que ce mail vous trouvera en bonne forme et que les éléments que je vous transmets correspondront à votre attente.

Suite à mon mail du 3 mai, en vue de notre 1er point mensuel du 4 mai, je n'ai pas reçu de commentaires sur le document que je vous avais transmis, ni le 4 mai, ni pendant la semaine, ce qui m'a énormément déçu. J'ai cependant relu le compte rendu de notre conversation du mois d'avril et j'en ai conclu que vous n'aviez pas fait de commentaires parce que je n'avais pas envoyé le document 2 jours avant la date prévue pour notre entretien (mais j'en espérais vraiment pendant la semaine). Vous aviez vous-même indiqué que le rendez-vous pourrait avoir lieu par téléphone ou par e-mail.

Cela étant, je ne désespère pas encore !  Vous n'aviez peut-être rien à me signaler, soit parce que le draft était incomplet, soit parce que vous le trouviez très bien ! Malgré tout, j'apprécierais de votre part un feedback, ne serait-ce qu'un accusé de réception et, si une raison particulière vous a poussé à ne pas commenter, merci également de me le faire savoir: cela peut m'être utile.

Je vous transmets donc en pièce jointe le projet de chapitre que j'ai terminé... 3 jours avant notre point prévu pour le 14 ! J'espère que ce délai vous permettra de lire le document. Il est complet, rédigé selon les instructions de l'éditeur (notamment la structure). Même si c'est un travail réalisé assez tôt dans mon cycle de recherche (trop tôt sans doute), je ne suis pas mécontent du résultat.

Pouvez-vous m'indiquer si vous viendrai à Genève jeudi ? Peut-être préférez-vous une rencontre téléphonique ? C'est aussi une possibilité, puisque nous aurons le document sous les yeux de toute façon. Merci de me le faire savoir en avance.

Je pense avoir suivi le modus operandi que nous nous étions fixés lors de notre dernière conversation (même si je n'ai envoyé mon texte précédent que le 3 mai). Je pense aussi avoir fourni un travail très raisonnable (au moins en ce qui concerne l'effort, je ne préjuge pas du résultat). En conséquence, j'espère que vous prendrez cette fois le temps de commenter mon travail. J'ai l'intention de travailler assez tard jeudi pour intégrer vos commentaires éventuels avant d'envoyer le document à l'éditeur car je serai ensuite absent.

Amicalement,

Fernando

PS - Je saisis l'opportunité de ce mail pour demander à Benoît et à vous-même ce que je dois indiquer en ce qui mon concerne mon "affiliation" (j'ai indiqué Grenoble Graduate School of Business, France.)

 

Pièce jointe : DraftChapter02.doc

3 mai 2009

Ai envoyé un premier draft du chapitre à Séverine.

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Bonjour Séverine,

avant notre conversation, prévue demain, je vous envoie le projet de chapitre dans son état actuel. Il est bien sûr incomplet (j'en suis à peu près à la moitié) mais je progresse !

Par ailleurs, une mauvaise nouvelle : selon le point fait cette semaine avec l'éditeur, les manuscrits devraient être remis dans deux semaines au plus tard (en non en juin comme je l'avait cru). Cela va donc être extrêmement serré. D'un autre côté, sachant que j'utilise cette rédaction comme un exercice, y consacrer un peu moins de temps n'est pas trop grave, surtout si le manuscrit n'est pas retenu...

Pa railleurs, nous avons eu une rencontre la semaine passé de plusieurs co-étudiants, à laquelle Benoît a aimablement accepté de participer. Vous pourrez partager ensemble ses impressions (il a été très discret, laissant le soin au superviseur de commenter les efforts de l'étudiant !)

Pour l'anecdote, avant que nous n'y consacrions plus de temps, sachez que j'ai présenté à cette occasion une question de recherche révisée :

Friendly Spam: Definition, Causes and Protection Strategies.

Faites-moi signe si vous êtes disponible pour discuter de vive voix demain. Sinon, merci de me faire parvenir vos commentaires sur le chapitre.

Amicalement,

Fernando

Pièce jointe : DraftChapter02SLL(4mai09).doc

Premier document de travail !

GGSB
Grenoble Graduate School of Business

 

 

E-MANAGEMENT
ETHICAL AND CULTURAL CHALLENGES ARISING FROM THE USAGE OF ELECTRONIC COMMUNICATIONS IN MANAGEMENT

Lessons from the Information and Communication Technology Industry


Fernando A. A. Lagraña
DBA Student, Grenoble Graduate School of Business

Ever felt overwhelmed by the number of emails in your inbox?  Ever felt hurt, or insulted, by the tone of your supervisors’ emails?  Ever been harassed by a colleague requesting immediate answers to his/her emails?  Ever considered that some discussions should take place face-to-face rather than electronically?  Practice raises a number of ethical and cultural issues regarding the usage of electronic communications in the professional environment. Using the example of the Information and Communication Technology industry, this study aims at identifying these issues, analyzing their consequences and proposing best practices and guidelines for e-managers.

E-Management is one of the most promising paradigm change in the management of organized entities (hereafter “organizations”).  The management of organizations, and in particular of businesses, can be divided into four main processes .  These include the goal-setting process (mission, strategy, planning, budgeting, etc.), the organizational process (structure and coordination mechanisms), the control process (strategic control, auditing, controlling, etc.), and the team management process (human resources management, post and hierarchy definition, internal communications, etc.).  These core intrinsic processes define the internal nature of organizations.  Three extrinsic processes, the client-relation process, the supplier-relation process, and the partner-relation process complement the internal processes and position the organizations in their environment.

 

All these processes are supported by an underlying information system.  E-management refers to the usage of electronic data handling (EDH) for the information system supporting the four core internal processes of management.

 

EDH systems and applications belong to the wider family of Information and Communication Technologies (ICT).  When introduced into management, ICT systems and applications bring with no doubt new efficiencies into organizations.   ICT-based management – e-management, also raises new issues, in the sense that it modifies the managerial and communication processes.

 

This research aims at analyzing the ethical and cultural challenges facing organizations that have introduced e-management in their team management processes, and particularly those using electronic communications as the basis for internal communications.

Indeed, modern managers have now at their hands a number of communication tools, which for most of them didn’t exist ten years ago.  Electronic communications had been limited for decades to plain old telecommunication services (POTS) such as telephone, fax, and answering machines.  New ICT systems and applications now include the well-established e-mail; the Internet and the World Wide Web in their various forms, such as intranets, extranets and share-points; instant messaging systems including chat; social and professional networking tools such as Facebook or LinkedIn; or on-line collaborative tools such as videoconferencing, white boards and virtual meeting applications.

 

New Information and Communication Technologies (ICT) have been increasingly facilitating and speeding-up the exchange of information between their respective users.  They have proven to be extremely efficient in a number of areas such as business-to-business (B2B) or business-to-consumer (B2C) communications either to support the client-, supplier-, or partner-relations or as a new paradigm for promotion and external communications.

 

On the other hand, the efficiency of ICTs to support internal communications, be they peer-to-peer or hierarchical, is questioned by practice.  As any new technology, ICTs also carry on their own risks.  Who has not felt overwhelmed by the number of emails in his/her Inbox?  Who has not faced a colleague rushing into one’s office to get a review of a working document posted on the team’s share-point seconds ago?  Who has not been misled by the lack of emotional cues in a message received from a colleague, and misinterpreted the tone of the message?  Others have faced the difficulty of drafting a clear and concise written message while not feeling articulate enough.

 

Experience and perceptions vary according to the user’s background, ethics, culture, level of education, personal sensitivity, gender, relation to time, etc.   The purpose of this research is to analyze the ethical and cultural challenges arising from the usage of electronic communications in internal communications.  We will review a panel of organizations, which have been early adopters of new information and communication technologies – the private and public sector entities affiliated to the International Telecommunication Union (ITU), the United Nations Specialized Agency for ICTs.  These companies design, manufacture, research or regulate – and use – ICT products, services and applications, in particular electronic communications.  These organizations also offer a wide range of cultures, nationalities, even religions, and educational backgrounds.  To some extent, the organizational cultures also vary, since some are private sector businesses, while other organizations include regulators, scientific organizations or research institutes, or universities.  Other target entities are public companies, such as national telecommunication operators.

 

<To be continued>

Première présentation du projet !

Lundi 24 novembre, 14 heures. Le tirage au sort me désigne comme premier présentateur. Devant 4 collègues et 2 enseignants, dont mon maître de recherche, Séverine LE LOARNE, je me lance et présente en quelques diapositives l'idée de ma recherche :

 

MANAGING BY EMAIL

 

Le projet, à ma grande surprise, est très bien reçu... et discuté pendant une bonne heure ! Voilà qui donne du beaume au coeur.

Voici un aperçu de la présentation: DBAPres02.ppt